Дмитрий Семин и Евгения Балыкина ведут процесс заполнения поисковой базы.

В век инновационных технологий, когда все автоматизировано, а электронный носитель стал главным символом коммуникаций, архивные документы обрели новую роль. Сегодня это и раритет, и источник уникальной информации, исторических данных, причем зафиксированных, как правило, на бумажном носителе, что еще более усиливает его ценность.

Изменение вектора деятельности от хранения к использованию и широкому доступу к архивным документам для муниципального архива задача не новая. Сотрудники стремятся совместить обеспечение сохранности и эффективное введение документов в пользовательский оборот, в том числе  и с помощью IT-технологий. Эти полномочия в процессе развития наполнялись новым содержанием, изменялись в зависимости от требований времени и технологических процессов: от простого сбора и хранения документов до формирования методического и информационного центра.

У архива четыре направления работы: учет документов, перевод в электронную форму бумажных документов и комплектование архива электронными документами и предоставление доступа к архивным документам.

Архивные документы – это информационный ресурс. И, естественно, в государстве создан централизованный учет документов, которые входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. С нулевых лет наш муниципальный архив ведет единое программное обеспечение под названием ПК «Архивный фонд», которое как раз обеспечивает этот централизованный учет и используется в архивах всех уровней. Каждый архив делает выгрузку из этого архивного фонда в Центральный фондовый каталог, доступный на сайте Росархива http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search. Кроме того, создан каталог фондов и описей к ним, который размещен на сайте нашего архива в разделе «Деятельность». Все 147 фондов, 349 описей включены в этот каталог. То есть, не выходя из дома, человек может определить, имеются ли документы в архиве. С помощью Центрального фондового каталога и более подробного нашего каталога можно определить, где хранятся нужные документы нужного предприятия. В муниципальном архиве сейчас более пятидесяти двух тысяч дел от тридцати двух источников комплектования и трехсотодиннадцати ликвидированных предприятий.

Оцифровка документов началась в прошлом году, а еще раньше для ускорения поиска документов мы начали создавать регистрационную базу каждого документа из наиболее востребованных распорядительных актов органов местной власти за 1953—2005 годы, в неё включено 37 тысяч документов. На сегодняшний день оцифрован один процент от общего объема архивных документов вечного хранения. Это немного, но оцифровывать всё нет необходимости. Составлен график перевода в электронную форму архивных документов до 2018 года, сейчас он актуализируется до 2020 года и будет составлять ориентировочно десять процентов архивных документов. Это наиболее востребованные населением и органами местного самоуправления документы. При той сканирующей технике, которая есть, на оцифровку и обработку одного документа уходит около семи минут. В этом году администрацией города выделены средства на более мощный сканер, что позволит ускорить оцифровку.  Кроме того, начали принимать электронные образы документов от органов местного самоуправления Кумертау, начиная с 2012 года.

Неисчерпаемым источником важной информации, связанной с историей города, являются семейные архивы. С 2015 года начат проект «Сохраним историю вместе: семейные фотохроники», так как по объективным причинам на хранении было мало фотографий по первоначальной истории города, предприятий, горожан и их семей. За два года реализации проекта архив принял свыше восьмисот фотоснимков. Ведется перевод их в цифровую форму, описание, включение в архивный фонд аудиовизуальных документов и фотокаталог. Не все электронные образы документов будут доступны в сети. Есть установленные законодательством ограничения. Но уже сейчас мы размещаем их в разделах «Кумертауведение», «Наши проекты», «Фотогалерея». В ближайших планах – продолжать виртуальные проекты по различным историческим сюжетам. Кроме того, в читальном зале архива оборудовано компьютеризированное рабочее место исследователя, где обеспечен доступ к каталогам, тематическим базам и описям, а также к оцифрованным документам фондов личного происхождения.

На сегодняшний день архив имеет дело с электронными копиями бумажных документов, к нам поступают и электронные документы. Начато комплектование электронными документами редакций газет «Кумертауское время» с 2011 года и «Юшатыр» с 2012 года параллельно с приемом обязательного бумажного экземпляра газет. Но ключевой проблемой в этом вопросе является отсутствие четких правил архивного хранения электронных документов, а также подтверждения подлинности и аутентичности электронного документа архивом. И, конечно, проблема – техническое обеспечение хранения электронных документов. Так как электронный документ вечно в том виде, в каком мы его приняли, мы хранить не можем. Правила  и процедуры его преобразования и миграции по мере развития и смены технических средств тоже должны быть четко определены, чего пока нет.

В штате муниципального архива семь человек. Каждый из них, в силу своего профессионального уровня, зрелости и понимания социальной значимости работы, стремится соответствовать вызовам, предъявляемым современностью архивному делу. Это, прежде всего, требование открытости и доступности, удобства пользования и клиентоориентированности, безопасности и сохранности документального наследия. Для улучшения условий хранения в течение последних лет в состав инженерного оборудования архива введены системы кондиционирования воздуха для поддержания требуемых параметров во всех семи архивохранилищах.

Раньше, чтобы поддержать нормативную влажность для хранения документов, архивохранилища ставили ведра с водой. Естественно, эти средства не могли регулировать влажность, они только защищали документы от необратимых последствий воздействия низкой влажности воздуха. Для улучшения светового режима окна оборудованы вторым слоем жалюзи. В прошлом году проведен капитальный ремонт сети теплоснабжения, что повысило уровень безопасности документов, так как сеть сорокалетней давности в зимний период устраивала ежегодно неожиданные «сюрпризы». В текущем году капитальному ремонту подлежат сеть электроснабжения и помещения архива. Таким образом, идет реализация программы развития архивного дела в городском округе.

Л. Попова, начальник архивного отдела. Фото Л. Абзалиловой.